Een medewerker screenen: zo weet jij wie je écht aanneemt

Een CEO met een verzwegen buitenechtelijke relatie. Een financial controller met torenhoge schulden. Een beveiliger met connecties in het criminele circuit. Allemaal situaties die je wil voorkomen, toch? 

Voor iedere organisatie is het van groot belang om te weten wie je aanneemt. Vertrouw je diegene met al je bedrijfsinformatie en toegang tot je organisatie? En hoe chantabel is iemand? Om zo goed als zeker van je zaak te zijn, wil je nog vóór je iemand aanneemt op de hoogte zijn van eventuele risico’s. Daarna kies je weloverwogen voor het wel of niet aannemen van een sollicitant. Maar waar begin je? En hoe pak je dit aan? We vertellen het je graag.  

Wat zijn de risico’s?  

First things first: het is belangrijk dat je eerst in kaart brengt welke risico’s bij welke functies horen. En pas op, hier wordt vaak dezelfde fout gemaakt: laag in de boom betekent niet automatisch een laag risico. Hiermee bedoelen we dat niet alleen hogere functies, zoals directeuren of bestuursleden, een bepaald risico lopen. Denk bijvoorbeeld aan een schoonmaker, die heeft toegang tot het hele gebouw. Een beveiliger vangt misschien meer gesprekken op dan je denkt en een software specialist komt over de vloer bij je grootste klanten. Neem dus iedere functie en bijbehorende risico’s heel serieus.  

Wat kun je zelf doen aan screening?  

Heb je de functies en risico’s in kaart? Dan kun je per rol bepalen hoe ‘diep’ iemand gescreend moet worden. Zelf kun je al achter een heleboel informatie komen. We raden je aan om de volgende stappen altijd te doorlopen, ongeacht de functie van jouw sollicitant:  

1. Controleer het paspoort of de identiteitskaart 

Als werkgever ben je verplicht om het identiteitsbewijs of paspoort van je nieuwe werknemer op te vragen én te bewaren. Het gaat dan niet om een kopie, maar om het originele document. Je kunt hierop verschillende checks doen: is het document geldig en onbeschadigd? Komen de gegevens overeen met wat de sollicitant heeft ingevuld tijdens de sollicitatie? Komen lengte, leeftijd en dergelijke overeen met de persoon die voor je staat? Als alles klopt, maak dan een goed leesbare kopie. Voor meer informatie kijk je op identiteitsdocument.nl of paspoortinformatie.nl.  

2. Bestudeer het CV en check referenties 

Dit klinkt als een open deur, maar er wordt helaas nog te vaak niet grondig genoeg doorgevraagd. Een CV vertelt veel over een persoon. Met toestemming van de sollicitant kun je referenten nabellen. Focus hier niet te veel op, de referenten zijn ten slotte zelf uitgekozen en zullen dus overwegend positieve dingen vertellen. Kijk zélf verder. Heeft iemand bijvoorbeeld gaten in het CV? Wat deelt iemand over privé-activiteiten? Heeft je sollicitant een betaalde bestuursfunctie gehad? En: vraag door!   

3. Struin het internet af  

Als iets eenmaal online staat, krijg je het nooit meer van het internet af. Hier zijn we ons in 2021 allemaal wel van bewust. Daarom is het altijd belangrijk om de naam van jouw sollicitant te Googelen. Tip: zoek op verschillende manieren. Bijvoorbeeld met de voornaam afgekort tot voorletter, tussen aanhalingstekens of alleen op achternaam. Ook kun je de social media-pagina’s van je sollicitant controleren. Vraag je wel steeds af of wat je ziet, iets zegt over iemand zijn geschiktheid voor de functie in kwestie. Iets opvallends gevonden? Bespreek dit dan altijd.   

4. Vraag een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) aan bij de gemeente 

Voor €33,85 kun je een VOG aanvragen bij de gemeente. Dit VOG laat zien of je kandidaat strafbare feiten heeft gepleegd die relevant zijn voor de functie. Denk bijvoorbeeld aan een chauffeur met verkeersboetes. Een VOG is handig ter controle als je werkt met kwetsbare groepen, bijvoorbeeld met kinderen of in de zorg. Maar een VOG zegt niet alles. Is je kandidaat ooit ergens voor aangehouden, maar niet voor vervolgd? Dit zie je op een VOG niet terug, maar dit kunnen wel dingen zijn die je wil weten. Een VOG is daarom vaak enkel een aanvulling op een screening.  

Wat doet een screening specialist?

Zelf kun je dus een hele hoop doen en veel informatie achterhalen. Maar er zijn genoeg dingen die jij niet zomaar vindt of ontdekt. Gaat het wel om een functie met flink wat toegang en dús risico? Heeft iemand bijvoorbeeld de sleutels tot iedere ruimte en opbergkast? Krijgt iemand veel bevoegdheid om beslissingen te maken? Dan wil je écht weten waar je aan toe bent. Hiervoor kun je als vijfde stap een screening laten doen bij een externe partij. Partijen die gespecialiseerd zijn in screenings, gaan een stuk dieper in hun onderzoek dan jij. 

De screening van Proximities 

De screening van Proximities is ontwikkeld om een uitgebreid en compleet beeld te geven van je kandidaat. Ons team kijkt naar vier risicofactoren: financieel, belangenverstrengelingen, ethiek en reputatie. Hoe ziet iemand zijn financiële verleden eruit en is iemand te verleiden met geld? Is jouw sollicitant betrokken bij klimaatactivisme zonder dat is besproken, terwijl jouw organisatie handelt in olie? Of, is iemand vindbaar op het dark web en zo ja, wat staat daar dan? Om hierachter te komen doen we uitgebreid achtergrondonderzoek én gaan we in gesprek met je kandidaat. Klik hier om meer te lezen over de screening van Proximities.  

We hopen dat deze informatie je heeft geholpen bij een beter beeld schetsen van de risico’s binnen jouw organisaties en de stappen die je daarin kunt ondernemen. Heb je nog vragen? Geen probleem, we beantwoorden ze graag! Neem hier contact met ons op.