Evacuatie van Oekraïens personeel en risicobeheer van vaste activa in een oorlogsgebied

Onze klant is een groot internationaal Nederlands productiebedrijf met een gevestigde wereldwijde voetafdruk.

‍

De invasie van Oekraïne door Rusland in 2022 veroorzaakte schokgolven in het Westen, die niet alleen aanleiding gaven tot grote veiligheidsproblemen, maar ook tot economische problemen. Veel westerse bedrijven die in Oekraïne zijn gevestigd, dachten dat een Russische invasie ondanks de vroege waarschuwingssignalen niet waarschijnlijk was en beschikten niet over protocollen om de veiligheid van hun personeel en bezittingen te waarborgen. De casestudy hieronder laat zien hoe Proximities een van zijn klanten heeft ondersteund met het opstellen van plannen om de integriteit en veiligheid van hun mensen en bezittingen in Oekraïne te waarborgen.

‍

Fase vóór de evacuatie:

Vooral door de ontwikkeling van verschillende toekomstscenario's werd het voor onze cliënt in een vroeg stadium steeds duidelijker dat hij noodplannen moest opstellen om zijn personeel op elk moment te kunnen evacueren in het licht van de groeiende Russische militaire opbouw langs de Oekraïense grensregio Donbas. Daarom heeft Proximities tijdens de pre-evacuatiefase geholpen bij het opstellen van cruciale planningscomponenten. Dit omvatte het identificeren van evacuatiegebieden en -routes, alternatieve routes en het opzetten van lokale noodcommunicatielijnen en praktische noodreispakketten, de zogenaamde „grab-bags”. Maar het belangrijkste was dat Proximities heeft geholpen bij de oprichting van een crisismanagementteam dat voortdurend in contact stond met de bedrijfsleiding om toezicht te houden en ondersteuning te bieden bij het besluitsvormingsproces.

Tijdens de evacuatie:

Toen proactieve monitoring uitwees dat het handhaven van actieve bedrijfsactiviteiten in Mykolaiv, Oekraïne, niet langer houdbaar was, activeerde onze klant zijn CMT. Proximities heeft hierin de leidende coördinerende rol in het team op zich genomen. Via realtime en 24/7 coördinatie vanuit Nederland met lokale partijen hebben we de evacuatie van de 500 personeelsleden van onze klant georkestreerd, verschillende opties geboden en rustig duidelijke en beknopte instructies gegeven aan vluchtende werknemers en hun families. Samen met onze lokale partners hebben we ook besloten welke locatie in Oekraïne het beste was om het personeel naar te evacueren. De stad Uzhhorod — die meer dan 1.000 km ten westen van Mykolaiv ligt — werd uiteindelijk gekozen vanwege de strategische ligging langs de Slowaakse grens en de manier waarop de omliggende bergen meer bescherming boden tegen Russische raketaanvallen.

Na de evacuatie:

Nadat het personeel van onze cliënt — en sommige activa — was geëvacueerd en naar Uzhhorod was verhuisd, hebben we onze regelmatige bijeenkomsten van het Crisis Management Team (CMT) met de klant voortgezet om hen op de hoogte te houden van de ontwikkelingen in het conflict. Deze bijeenkomsten en onze rapportering vormen de continue basis voor het operationele inzicht van de klant in het conflict en het continue strategische besluitvormingsproces. Een van de belangrijkste strategische vragen waarmee we momenteel helpen, is of een terugkeer naar de vorige locatie mogelijk is of dat er over andere opties moet worden nagedacht.

‍

Dankzij onze uitgebreide planning, het identificeren van de rollen en verantwoordelijkheden binnen de bedrijfsstructuur van de klant en de rustige uitvoering van onze evacuatie-instructies, was de klant in staat om zijn personeel en enkele belangrijke bezittingen veilig te evacueren uit een stad die later kortstondig bezet zou worden door Russische troepen en tot op de dag van vandaag nog steeds te maken heeft met regelmatige drone- en raketaanvallen.

Heeft deze impactstudie geleid tot soortgelijke zorgen over uw bedrijfscontinuïteit? Ben u benieuwd hoe we u kunnen helpen? Aarzel niet om contact met ons op te nemen via info@proximities.com, we helpen u graag verder.

‍