Privacy Policy

Proximities B.V. (hierna: “Proximities”) gebruikt uw gegevens om u op een snelle en zorgvuldige manier te kunnen informeren over relevante diensten. Wij vinden het belangrijk dat we zorgvuldig met uw gegevens omgaan en dat we deze vertrouwelijk behandelen. Daarom hebben we afspraken gemaakt over hoe we uw gegevens verwerken (bijvoorbeeld verzamelen, gebruiken en bewaren). Deze afspraken staan in dit privacy statement. We houden ons daarbij aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In ons privacy statement leest u ook welke rechten u hebt en hoe u daarvan gebruik kunt maken. Daarnaast leest u meer over de bescherming en beveiliging van uw persoonsgegevens.

‍Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?
‍Proximities is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

Van wie verwerken wij persoonsgegevens?
‍Proximities verwerkt gegevens van de volgende personen:
- Relaties van Proximities.
- Iedereen die de website van Proximities bezoekt.
- Iedereen met wie Proximities contact heeft.
- Medewerkers en overige personen die werkzaam zijn voor Proximities.
- Potentiële kandidaten (sollicitanten).
- Werknemers van opdrachtgevers, voorzover dit in verband met de opdracht noodzakelijk is.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Wij kunnen de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:
- Personalia (bijvoorbeeld naam, woon- en/of correspondentieadres, woonplaats, geboortedatum en/of leeftijd, geslacht, telefoonnummer, e-mailadres, functietitels, handtekening).
- Financiële gegevens (bijvoorbeeld bankrekeningnummer).
- Identiteitsbewijzen (bijvoorbeeld kopie paspoort voor zover nodig ter verificatie van betrokkenen nodig is)
- Overige gegevens (bijvoorbeeld, gegevens t.a.v. bezoekersregistratie, contactgegevens van contactpersonen van leveranciers of andere zakelijke relaties van Proximities, persoonsgegevens op social media (bijvoorbeeld LinkedIn), IP-adres, communicatievoorkeuren (post naar privé- of zakelijk adres, in hardcopy of digitaal).
- Wij kunnen uw persoonsgegevens gebruiken voor statistische analyses van bezoek op de website.

Hoe komen wij aan uw persoonsgegevens?
‍Proximities krijgt de gegevens van u zelf (bijvoorbeeld persoonsgegevens ingevuld op contactformulieren of andere webformulieren, gegevens verstrekt tijdens kennismakingsgesprekken etc. (dit kunnen bijvoorbeeld gegevens zijn zoals vermeld op visitekaartjes)) en andere persoonsgegevens die door u zijn verstrekt of door andere natuurlijke personen en organisaties die u hebt gemachtigd om gegevens aan ons te verstrekken. Proximities kan ook uw gegevens verkrijgen uit andere bronnen (bijvoorbeeld: persoonsgegevens beschikbaar op openbare zakelijke sociale media platforms zoals LinkedIn, persoonsgegevens verkregen uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel en persoonsgegevens beschikbaar op openbare zakelijke websites, zoals bedrijfswebsites).

‍Voor welke doelen verwerken wij uw persoonsgegevens?
‍Wij verwerken uw persoonsgegevens om onze dienstverlening goed te kunnen uitvoeren. Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doelen:
- Crediteuren-/debiteurenadministratie, met inbegrip van een eventueel incassotraject.
- Relatiebeheer en informatieverstrekking en de afhandeling van vragen over diensten van Proximities.
- Voor (gepersonaliseerde) informatie, promotionele activiteiten en andere communicatie over de ontwikkelingen van Proximities, haar dienstverlening en producten.
- Het voorkomen en opsporen van (pogingen tot) onrechtmatige en/of strafbare gedragingen gericht tegen Proximities, haar opdrachtgevers en medewerkers, en het voorkomen van fraude.
- Voor onderzoeken en statistische analyses.
- Ter controle van toegang tot het kantoor en ter bescherming van de veiligheid. Wanneer u ons kantoor bezoekt, noteren wij bij aankomst uw naam. Wij doen dit om bij calamiteiten te weten wie zich in het gebouw bevinden en om te zorgen dat onbevoegden geen toegang krijgen tot het kantoor.
- Het nakomen van wettelijke verplichtingen en uitvoering van zakelijke overeenkomsten.

Verwerken wij uw persoonsgegevens rechtmatig?
‍Het verwerken van persoonsgegevens moet gebaseerd zijn op een rechtsgrond. Proximities verwerkt uw persoonsgegevens op basis van een van onderstaande rechtsgronden:
- De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst tussen u en Proximities.
- Om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen die op Proximities rust, bijvoorbeeld op grond van wet- en regelgeving.
- Om de gerechtvaardigde belangen van Proximities en van u te behartigen, tenzij u hiertegen bezwaar hebt gemaakt.
- U hebt toestemming gegeven voor de verwerking van uw gegevens voor een of meer specifieke doelen. U mag uw toestemming altijd intrekken.

‍Met wie delen wij uw persoonsgegevens?
‍Proximities deelt uw persoonsgegevens in het kader van haar dienstverlening met verschillende partijen. Uw gegevens worden alleen met andere partijen gedeeld als dat op een rechtsgrond kan worden gebaseerd. Partijen, met wie wij uw (persoons)gegevens kunnen delen zijn bijvoorbeeld; de toezichthouders, overheidsinstanties (zoals de belastingdienst), incasso- en debiteurenpartijen, mailingverwerkers en drukkerijen, ICT-leveranciers (voor bijvoorbeeld het beheer, onderhoud en hosting van systemen), Kamer van Koophandel, financiële of juridische adviseurs, de bank (voor bijvoorbeeld het betalen van facturen) en onderzoekspartijen.  Met partijen die uw gegevens in onze opdracht verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst. Daarin leggen wij vast dat deze partijen de gegevens alleen mogen gebruiken om specifieke werkzaamheden uit te voeren en nergens anders voor en met gebruikmaking van passende beveiligingsmaatregelen. Op die manier zorgen wij voor een passend niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens.  Proximities blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen. Proximities verwerkt uw gegevens zoveel mogelijk in landen binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Indien doorgifte van uw persoonsgegevens buiten de EER toch noodzakelijk is voor de doeleinden die in dit Privacystatement staan, dan doen wij dat met passende waarborgen overeenkomstig de AVG.

‍Hoe beschermen wij uw persoonsgegevens?
‍Proximities heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beschermen. Voorbeelden van deze maatregelen zijn; maatregelen tegen misbruik, vernietiging, verlies en een andere onrechtmatige verwerking. Daarnaast hebben wij maatregelen getroffen om te borgen en te zorgen dat wij zorgvuldig met uw gegevens omgaan en dat het bewustzijn daarvan binnen onze organisatie op peil wordt gehouden. De door ons getroffen maatregelen zijn in lijn met de daarvoor geldende wettelijke eisen en richtlijnen. Deze maatregelen worden periodiek geëvalueerd en indien nodig bijgesteld. Ondanks onze voorzorgsmaatregelen om persoonsgegevens zo goed mogelijk te beschermen, blijft het mogelijk dat er beveiligingsincidenten plaatsvinden waarbij persoonsgegevens betrokken zijn. Dit soort incidenten worden datalekken genoemd. Proximities heeft een procedure om een datalek zo snel mogelijk op te lossen en treft, waar nodig, maatregelen om herhaling zo veel mogelijk te voorkomen. Als het nodig is, melden wij een datalek bij de Autoriteit Persoonsgegevens en aan de betrokkene(n) zelf.

‍Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?
‍Uw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld of waarvoor ze worden verwerkt. Sommige gegevens bewaren wij een bepaalde periode omdat de wet ons dat verplicht, bijvoorbeeld op basis van fiscale- en financiële wetgeving. Het uitgangspunt is dan de wettelijke bewaartermijn.

Overige verwerkingen
‍Screening
‍In het kader van onze dienstverlening kunnen wij persoonsgegevens verwerken ten behoeve van screening. Wij informeren de kandidaat vooraf (aan het begin van de screeningsprocedure) over de verwerking van persoonsgegevens.

‍Potentiële kandidaten (sollicitanten)
Proximities verwerkt persoonsgegevens van potentiële kandidaten (sollicitanten) om hun geschiktheid voor de openstaande vacatures te evalueren en voor het beheer en de controle van het gehele sollicitatieproces (waaronder mede begrepen gegevens om contact met potentiële kandidaten op te nemen in het kader van het sollicitatieproces). De grondslag voor deze verwerkingen is gerechtvaardigd belang om een sollicitatieproces te kunnen uitvoeren of uitvoering overeenkomst voor het aangaan van een arbeidsovereenkomst. Hiervoor kunnen wij ook samenwerken met wervings- en selectiebureaus. Deze wervings- en selectiebureaus verwerken bijvoorbeeld CV’s en sollicitatiebrieven van sollicitanten, die mogelijk geschikt zijn voor één van onze openstaande vacatures.

‍Cookies
‍Proximities maakt gebruik van cookies. Een cookie is een tekstbestandje dat op uw computer, tablet of mobiele telefoon geplaatst wordt wanneer u bijvoorbeeld onze website raadpleegt. Cookies vergemakkelijken en versnellen het gebruik van de website van Proximities. Lees meer over cookies in ons cookiestatement.

‍Wat zijn uw rechten?
‍Als wij persoonsgegevens van u verwerken, dan hebt u een aantal rechten. Deze rechten lichten wij hierna verder toe.  

‍Recht op inzage
‍U hebt het recht om de persoonsgegevens die wij van u verwerken, in te zien.  

‍Recht op rectificatie en aanvulling
‍Wij houden uw gegevens graag actueel. Indien u vaststelt dat uw persoonsgegevens niet meer correct zijn, dan kunt u ons de correcte gegevens doorgeven. Dit geldt ook als u vaststelt dat de gegevens die wij van u verwerken niet compleet zijn.

Recht op gegevenswissing (recht op vergetelheid)
‍U hebt het recht uw persoonsgegevens te laten wissen bij Proximities. Proximities wist uw persoonsgegevens indien:
- u de toestemming voor het verwerken hebt ingetrokken of op terechte gronden bezwaar maakt tegen de verwerking (en er geen andere rechtsgrond voor de verwerking is);
- de persoonsgegevens onrechtmatig zijn verwerkt;
- of de persoonsgegevens moeten worden gewist op basis van Europese of nationale wetgeving.

‍Recht op beperking
‍U hebt het recht de verwerking van uw persoonsgegevens door Proximities te beperken. Beperking houdt in dat wij de gegevens (tijdelijk) niet mogen verwerken. Het beperken van de verwerking van uw persoonsgegevens kan indien:
- u de juistheid van de gegevens betwist. In dat geval mogen wij deze gegevens niet gebruiken zolang wij nog niet hebben gecontroleerd of de gegevens wel kloppen;
- de verwerking van uw persoonsgegevens onrechtmatig is en u zich verzet tegen wissen;
- Proximities uw persoonsgegevens niet meer nodig heeft maar u wel, bijvoorbeeld voor het voeren van een rechtszaak tegen Proximities of derden; of
- u bezwaar hebt gemaakt tegen de verwerking waarop Proximities niet meteen beslist.  

Is de verwerking van persoonsgegevens eenmaal beperkt? Dan mogen die persoonsgegevens alleen nog verwerkt worden indien:
- er alleen sprake is van opslag van gegevens;
- u toestemming hebt gegeven; of
- de verwerking gebeurt in verband met een rechtsvordering, de bescherming van rechten van andere personen of om belangrijke redenen van algemeen belang.

Recht op dataportabiliteit (overdraagbaarheid van gegevens)
‍U hebt het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen en deze ongehinderd aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen. Dit recht is alleen van toepassing indien de verwerking van persoonsgegevens via geautomatiseerde systemen wordt verricht en de persoonsgegevens alleen op basis van uw toestemming worden verwerkt.  

‍Recht van bezwaar
‍U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens als er sprake is van verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Als u van mening bent dat in uw situatie een andere belangenafweging nodig is dan kunt u dit digitaal of schriftelijk (per post) aangeven bij Proximities. Na ontvangst van uw bezwaar beoordeelt Proximities of dit bezwaar gerechtvaardigd is. Proximities staakt de verwerking bij bezwaar, tenzij Proximities dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking heeft die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden. Of indien die te maken hebben met een rechtsvordering.

‍Op welke manier kunt u gebruik maken van uw rechten?
‍Een verzoek voor het gebruik maken van uw rechten kunt u schriftelijk (per post) of digitaal indienen. U kunt uw verzoek richten aan privacy@proximities.com. Wij zullen uw verzoek, binnen een maand na ontvangst van uw verzoek, afhandelen. Indien dit niet mogelijk is, zal Proximities u binnen een maand na ontvangst van uw verzoek informeren over waarom wij uw verzoek niet kunnen afhandelen en indien nodig geven wij daarin aan dat deze termijn met twee maanden wordt verlengd.

‍Hebt u een klacht of vraag?
‍Hebt u een vraag of een klacht over de wijze waarop Proximities met uw persoonsgegevens omgaat? Dan kunt u deze indienen bij de Functionaris Gegevensbescherming van Proximities: privacy@proximities.com. U kunt ook uw klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens  

‍Wijzigingen in dit privacy statement
‍Proximities behoudt zich het recht voor dit privacy statement op ieder gewenst moment en zonder kennisgeving te wijzigen. Wij adviseren u om dit privacy statement regelmatig te raadplegen. In ieder geval op het moment dat u uw persoonsgegevens aan Proximities verstrekt.  

ISO27001
We have been certified for ISO 27001:2022. Should you have any questions about this, please contact us via info@proximities.com